CATÁLOGOS PRIORITARIOS DEL SISTEMA
Para poder realizar operaciones de registro de movimientos de procesos es necesario e imprescindible que toda la información concerniente a los catálogos esté dada de alta y completamente depurada, ya que a falta de información de cualquiera de los catálogos no será posible realizar operaciones en los diferentes módulos de procesos.
Todo esto obedece a que al dar de alta los procesos de artículos (y de modelos, tallas y colores en Zapaterías y Boutiques) se requiere de información precisa y no opcional proveniente de los catálogos.
A continuación se presentan los catálogos prioritarios con los campos que componen cada uno de los registros que serán almacenados en la Base de Datos.
Catálogo prioritario, ya que el sistema requiere para cada proceso de movimientos, del Almacén ó Sucursal que se ha involucrado en el mismo. De esta forma podremos tener un histórico de movimientos tanto de los Almacenes como de las sucursales.
Este catálogo requiere de una Clave y Nombre del Almacén ó Sucursal de manera necesaria, el resto de la información Localidad, Dirección, Código Postal y Teléfono es opcional, pero de preferencia es conveniente registrarla para que nuestro reporte del Catálogo de Almacenes y Sucursales esté completo. Este catálogo tiene la apariencia de la figura siguiente:
Este catálogo es necesario, ya que el sistema requiere para cada compra de artículos que serán almacenados, el proveedor al que fueron adquiridos. De esta forma podremos tener un histórico de movimientos tanto de los productos adquiridos como de los proveedores.
Este catálogo requiere de una Clave de Proveedor y Nombre del Proveedor de manera necesaria, el resto de la información Dirección, Localidad, RFC, Código Postal, Teléfono, etc. es opcional, pero de preferencia es conveniente registrarla para que nuestro reporte del Catálogo de Proveedores esté completo.
Adicionalmente, como podemos observar, existen campos para registrar el Plazo en Días que cada proveedor nos proporcionará para liquidar las compras que sean realizadas a Crédito y que será registrada de forma automática en la Cuenta por Pagar generada de forma automática al registrar una compra a Crédito, así como también si tendremos algún porcentaje de Descuento por Pronto Pago si el pago se hace en tiempo y forma. Todo ésto será de vital importancia para nuestro reporte analítico de Programación de Pagos a Proveedores.
Otros dos campos muy importantes y que definimos también para cada proveedor, son donde registramos el Porcentaje de Utilidad esperada para los productos adquiridos a los mismos y algún Porcentaje de Indirectos; éstos nos proporcionarán la base para la actualización de los Precios de Venta de los artículos al momento de registrar cada compra tomando como base el Último Costo de Compra.
Este catálogo tiene la apariencia de la figura siguiente:
Este catálogo es necesario, ya que el sistema requiere del un Cliente en particular para las Ventas a Crédito y/o para los registros de Apartados de los artículos en los Puntos de Venta. De esta forma podremos tener un histórico de movimientos tanto de los productos vendidos como de los clientes.
Este catálogo requiere de una Clave y Nombre del Cliente de manera necesaria, el resto de la información Dirección, Localidad, RFC, Código Postal y Teléfono es opcional, pero de preferencia es conveniente registrarla para que nuestro reporte del Catálogo de Clientes esté completo.
Adicionalmente tenemos un campo donde definiremos para cada Cliente si tendrá un Límite de Crédito para las ventas a Crédito, con lo cual el sistema llevará un control para que en cada Punto de Venta se restrinja de forma automática una venta a Crédito al Cliente si es que ese límite ya se ha alcanzado.
Este catálogo tiene la apariencia de la figura siguiente:
Este catálogo de forma predeterminada tiene dos Tipos de Pago que no podrán ser modificados ni dados de baja (01 Efectivo Moneda Nacional y 99 Nota de Crédito) ya que estos son requeridos necesariamente para los procesos de Ventas en los Puntos de Venta. Este catálogo actualiza los Tipos de Pago que serán usados en los Puntos de Venta y que puede ser actualizado diariamente en sus campos de Tipo de Cambio para las divisas extranjeras y que son actualizadas de forma directa y en línea en los Puntos de Venta.
Este catálogo es presentado en forma de Tabla para su actualización y es presentada de la forma siguiente:
Este catálogo es necesario si es que se requiere de un control de los vendedores en los Puntos de Venta, ya que para cada movimiento de Venta o Apartado se puede registrar el Vendedor al cual le será asignado el movimiento con el objetivo de tener un registro para el pago de comisiones u otros reportes analíticos.
Adicionalmente a los campos que identifican a cada empleado tenemos los de la Adscripción donde está asignado, Puesto, fotografía y su fecha de ingreso a la empresa, así como la fecha de baja de la misma si es que ya ha dejado de laborar.
Este catálogo es presentado en forma de Tabla y tiene la siguiente presentación:
El orden requiere estructura por lo que siempre será conveniente que todos los artículos manejados por una empresa estén identificados dentro de grupos a los cuales en este sistema los definiremos como Líneas que nos servirán, junto con las marcas de los mismos, para solicitar reportes ya sean consolidados o analíticos de solo ciertos artículos que nos puedan interesar en un momento determinado. Para una abarrotera podríamos requerir de tener clasificados los artículos en Líneas de: Lácteos, Refrescos, Dulcería, Aceites comestibles, etc. Para una mueblería podrían ser: Línea Blanca, Salas, Comedores, Recamaras, etc. Para una empresa de Materiales de Construcción y Ferretería: Herrería, Iluminación, Tornillería, etc. Una Zapatería y/o Boutique serán las Líneas de: Damas, Caballeros, Niños, Juvenil, etc.
Este formulario se define para la versión de Zapaterías y Boutiques ya que adicionalmente se tiene un área para actualizar las Tallas (Corrida) para cada Línea dada de alta en el formulario, el Sistema acepta hasta 30 tallas para cada Línea o Corrida.
Como puede verse en este ejemplo, las Tallas dadas de alta para la corrida de NIÑO son registradas como 12.0, 12.5, 13.0, 13.5, 14.0, 14.5, 15.0, 15.5, 16.0, 16.5, y así hasta la 26.5. Este tipo de tallas se deberán identificar como tallas NUMÉRICAS debido a que el sistema de forma interna agrupa y organiza las tallas de esta forma.
El Sistema también acepta tallas de tipo alfabético como XCH, CH, M, G, XG, XXG, etc. para lo cual se deberán definir como ALFABÉTICAS en el apartado de las tallas. Para este tipo de tallas se deberá tener especial cuidado de introducirlas en el orden en que se desea aparezcan en los movimientos y reportes debido a que, una vez introducidas así serán presentadas.
Atendiendo el enunciado de que el orden requiere estructura, las SubLíneas también coadyuban como subgrupos dentro de los grupos definidos como Líneas. De la misma forma que podemos tener agrupados nuestros artículos en grupos llamados Líneas, también podemos definir SubLíneas que serán subgrupos dentro de las Líneas, es decir, que si tomamos como ejemplo la Línea Lácteos de una Abarrotera, ésta podría tener como SubLineas a: Leche entera, Leche condensada, Cremas, Medias cremas, etc.
Tener nuestros artículos clasificados en Líneas y SubLíneas nos facilita la labor de proveer información útil en tiempo y forma para la toma de decisiones
por parte de los responsables de administrar las finanzas de la empresa. A continuación presentamos como podrían definirse las SubLíneas an una empresa de Boutique y/o Zapataería.
Este catálogo no merece mayor explicación, pero es uno de los más importantes al momento de solicitar información de los artículos durante nuestras Consultas y Reportes tanto Consolidados como Analíticos. Las marcas que nuestra empresa trabaja serán de vital importancia al momento de definir cuáles de ellas son las que dejan mayores beneficios y utilidades a la empresa.
Es muy importante señalar que nuestro Sistema Multi Gestor de Procesos está diseñado tanto para Ventas al Menudeo como de Mayoreo, por lo que los artículos dados de alta podrán tener dos unidades de medida (una para cada tipo de venta) con lo cual podremos además definir diferentes precios de venta para diferentes Cantidades de Volúmen de Ventas. Es decir, podremos tener un artículo que tenga una presentación de 1 litro para venta al menudeo y que además podemos vender en cajas de 12 litros cada una, teniéndose un precio para 1 litro y otro diferente para la caja de 12 litros definiéndose éste último precio como un Descuento por Volúmen y el cuál será calculado de forma automática por el sistema sin que medie para esto el vendedor de mostrador. Estos Descuentos por Volúmen serán definidos desde el Sistema Central en las oficinas administrativas y serán reflejados de forma automática en los diferentes Puntos de Venta.
Otro aspecto muy importante es que, como se puede observar, se tiene una Unidad de Medida alterna a la Unidad de Medida trabajada en la empresa y que es la requerida por el Sistema de Administración Tributaria (SAT), ésta última Unidad de Medida es la que se refleja en los procesos y reportes que el departamento de administración deben presentar ante las autoridades fiscales.
Nuestro Sistema Multi Gestor de Procesos tiene un manejo de impuestos requerido por las autoridades fiscales de nuestro país, teniéndose un especial interés en que sea el usuario el que actualice cualquiera de los mismos en el momento en que la autoridad fiscal lo solicite, sin tener la necesidad de que se reqiera una actualización del sistema para lo mismo. Esto es posible ya que, cuando ésto se requiera, el usuario solo dará de alta el nuevo grupo de impuesto la nueva tasa requerida y la fecha en que entra en vigencia, dejándose el anterior registro. El sistema analizará las fechas de los procesos para identidicar cual el el impuesto a ser trabajado en el periodo de trabajo por medio de las fechas de vigencia definidas en la tabla.
Este Catálogo nos dará un punto mas de orden en la estructura de los Modelos, Tallas y Colores a trabajar; observando el ejemplo siguiente podemos definir si será adecuado para su empresa.
Las Zapaterías y Boutiques tendrán la oportunidad de definir si la mercancía ofrecida pertenece a una Temporada específica para su venta, la cual también, solo si es requerido, poner el campo definido como Etiqueta en el código de barras que será impreso por la empresa para una identificación por parte de los empledos y vendedores de la empresa.
